Ohne klare Anforderungen funktioniert das System nicht

Die internationale ISO-Norm 9001 ist sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne und kommunale Strukturen anwendbar. Je nach Organisation haben die Ansprüche daher eine unterschiedliche Sicht- und Betrachtungsweise. Bereits in den einleitenden Worten der Norm wird davon ausgegangen, dass eine strategische Entscheidung zum Qualitätsmanagement an erster Stelle stehen muss. Das Umfeld, die Erfordernisse sowie die Struktur der Organisation müssen gemeinsam und zielführend betrachtet werden.

Die Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems liegen in der Betrachtung der internen Prozesse und deren Wechselwirkungen zueinander. Die Kunden- oder Bürgeranforderungen stehen dabei immer im Vordergrund. Zu einem funktionierenden System gehört zwingend eine Prozessüberwachung, welche sich durch messen, analysieren und bewerten zentral steurn lässt. Die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse wird durch interne Maßnahmenplanung sowie die Ermittlung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen organisiert und strukturiert umgesetzt. 

Dokumentation

Die ISO 9001 fordert eine Dokumentation bezüglich des Qualitätsmanagementsystems. Neben Dokumenten und Aufzeichnungen wird zudem ein Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) gefordert. Weiterhin müssen Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt werden, was bedeutet, es muss beispielsweise gewährleistet sein, dass nicht mit veralteten oder falschen Dokumenten gearbeitet wird.

Verantwortung der Leitung

Die oberste Leitung (Top-Management) gibt den strategischen Weg des Qualitätsmanagements durch die Qualitätspolitik vor. Sie entwickelt die strategischen und operativen Organisationsziele und stellt eine Planung zur Erreichung der Ziele sicher. Innerhalb der Organisation muss festgelegt werden, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Verantwortungen und Befugnisse damit einhergehen. Hierzu stellt die oberste Leitung einen Verantwortlichen - in der Regel einen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) - ab, welcher die Aufrechterhaltung und die kontinuierliche Verbesserung des Systems dauerhaft sicherstellt.

Managementbewertung

Ob die strategischen Vorgaben des Top-Managements im Tagesgeschäft umgesetzt werden, entscheidet die oberste Leitung im sogenannten Management-Review. In diesem werden Auffälligkeiten aus internen Auditierungen betrachtet, aber auch Rückmeldungen von Kunden oder Bürgern analysiert und bewertet. Das Management entscheidet, ob das System angemessen ist und die bereitgestellten Ressourcen ausreichend sind, um den nächsten Zyklus des Systems einzuleiten.